Denne artikel er baseret på et kommercielt samarbejde og artiklen er betalt for af den eller de virksomheder, der linkes til.

Der bliver afholdt adskillige events året rundt diverse steder i Danmark. Det er efterhånden inden for alle brancher, at man kan finde en konference eller lign. i disse tider, så der er efterhånden nok at tage af. Det er dog ikke alle, der bliver afholdt lige godt. Alt afhængig af om det er arrangøren selv, der har styret hele processen, eller om det er professionelle, der har haft en finger på pulsen, så er kvaliteten ofte herefter. Man skal huske, at en afholdelse af et event ikke kun er at booke eksempelvis oplægsholdere. Nej, det er langt mere end det. For at få et vellykket arrangement er det derfor essentielt at gøre brug af et projektstyringsværktøj.

Det kan et projektstyringsværktøj hjælpe med

Inden man kaster sig ud i at fatte knoglen og tage fat i en masse spændende personer, så gør man sig klogt i at sætte sig ned og brainstorme lidt over, hvad man ønsker – både at opnå med eventet, men også hvad deltagerne skal få ud af det. Ingen idéer er for dyre eller åndssvage i denne fase. Alle involverede skriver deres tanker på forskellige stykker papir, som samles til slut. Herefter kan man begynde at tynde ud i idéerne, så man undgår at få et meget bredt event med en masse planer i øst og vest.

Et projektstyringsværktøj kan hjælpe jer med at holde et godt overblik over, hvornår hvilke aktiviteter skal foregå. Hvornår skal Jørgen ringe til oplægsholder nummer 1 og forsøge at få vedkommende til at komme og holde oplægget, eksempelvis. Det er dog ikke kun i planlægningsfasen, at et program til at styre projektet er brugbart. Når arrangementet kører på selve dagen, så er det altid godt at have et program, man kan ty til. Deltagerne ønsker og forventer ofte også, at der ligger et program klar på en hjemmeside og eventuelt ved indgangen til konferencen. Print derfor en plan over dagens arrangement ud i en flot folder.

Du kan se et eksempel på et projektstyringsværktøj her.