Denne artikel er baseret på et kommercielt samarbejde og artiklen er betalt for af den eller de virksomheder, der linkes til.

Det kræver sit at planlægge en god konference, og der er mange ting at holde styr på. Blandt de mest essentielle er konferencens lokation, det faglige indhold og forplejning. Der er dog mange flere ting, der skal være i orden, og ofte kan det også være en fordel at gøre noget ud af de små ting. Her er fire tips, der måske ikke er afgørende for konferencens succes, men alligevel har betydning for deltagernes oplevelse af den.

Del programmer ud 

Det kan være en rigtig god ide at udskrive programmet for konferencen og dele et eksemplar ud til hver deltager ved ankomst – også selvom det er sendt ud på mail forud for arrangementet. Det virker måske banalt og lidt spild af papir, men det er ofte med til at skabe overblik hos deltagerne. Selvom de har kigget på programmet hjemmefra, kan det være nyttigt at have et program ved hånden dagen igennem. 

Navneskilte

Når I alligevel deler programmer ud, kan I samtidig give deltagerne et tomt skilt, som de kan skrive navn på og sætte fast på tøjet. Det giver måske sig selv, men navneskilte har ofte en gavnlig effekt – både for jer som arrangører, men også for deltagerne, som opfordres til at interagere på tværs af virksomheder.

Sørg for at skilte

Et tredje nyttigt tip er at sørge for at skilte rigeligt. De fleste deltagere er sandsynligvis ikke stedkendt på lokationen, og kan derfor have svært ved at finde rundt. Skilte, der viser vej, gør opmærksom på toiletter eller lister frokostmenuen kan hjælpe med at undgå forvirring blandt deltagerne.  Hvis jeres virksomhed eller bureau ofte afholder kurser eller konferencer, kan I med fordel tænke i bæredygtige baner og investere i skilte, som kan bruges igen

Giv deltagerne noget med på vejen

Sidst men ikke mindst, kan det være sjovt at give deltagerne noget med på vejen. Det behøver ikke være noget særligt, men blot en lille ting, der kan minde dem om deres deltagelse i jeres arrangement. De kunne for eksempel få et krus med jeres virksomhedsnavn på. Hvis I deler dem ud ved konferencens start, kan deltagerne bruge krusene i løbet af dagen, og I undgår derfor at bruge både penge og miljøressourcer på plastik- eller papkrus til kaffe og te.