Hvordan får du success med dine events?

Du skal til at afholde et event, og bliver i tvivl om hvordan man egentligt får sat sig selv op til en god start. Vi giver dig de bedste tips til at komme godt igang med dit event, og forhåbentligt ende med at det bliver en success.

Planlægning

Det er vigtigt at skabe sig et overblik over eventet inden man går igang. Mød med alle medlemmer fra dit team, og sat jer ned, og få lavet en plan eller oversigt. Eventuelt brug et whiteboard, til at få skrevet alt ned, så er du sikrer på at alle fra holdet er på samme “side”. Planlægningen er ekstrem vigtig i forhold til at alle fra fra holdet forstår hvad der skal ske, og hvad deres job er. Planlægningen er også din mulighed for at få alles mening, så du kan få inputs fra dit hold.

Budget

Nok den vigtigste ting at have styr på når du skal afholde dit event. Du skal lave en plan over alle de udgifter du har, og så skal du justere på de forskellige områder, alt efter prioritering. Skal du spare lidt på mad for at få lidt mere budget til underholdning? Det finder du kun ud af hvis du sætter dig ned og ser på alle udgifter. Når du har lavet budgettet kan du begynde at lave aftaler med dine levrandører.

Placering

Når du planlægger dit event, og du skal vælge en lokation. Så handler det i bund og grund bare om at finde en lokation der passer til dit event. Men placeringen er altså en af de punkter hvor du kan være kreativ. Måske skal du have arrangeret lifts til gæsterne, hvis de har svært ved at komme frem til din lokation.

Deadlines

På selve eventdagen er det vigtigt du bevarer overblikket, så du kan overholde alle deadlines. Hvis du overholder dine deadlines betyder det jo at alt er gået som det skulle.


Brug et projektstyringsværktøj til dit event

Brug et projektstyringsværktøj til dit event

Der bliver afholdt adskillige events året rundt diverse steder i Danmark. Det er efterhånden inden for alle brancher, at man kan finde en konference eller lign. i disse tider, så der er efterhånden nok at tage af. Det er dog ikke alle, der bliver afholdt lige godt. Alt afhængig af om det er arrangøren selv, der har styret hele processen, eller om det er professionelle, der har haft en finger på pulsen, så er kvaliteten ofte herefter. Man skal huske, at en afholdelse af et event ikke kun er at booke eksempelvis oplægsholdere. Nej, det er langt mere end det. For at få et vellykket arrangement er det derfor essentielt at gøre brug af et projektstyringsværktøj.

Det kan et projektstyringsværktøj hjælpe med

Inden man kaster sig ud i at fatte knoglen og tage fat i en masse spændende personer, så gør man sig klogt i at sætte sig ned og brainstorme lidt over, hvad man ønsker – både at opnå med eventet, men også hvad deltagerne skal få ud af det. Ingen idéer er for dyre eller åndssvage i denne fase. Alle involverede skriver deres tanker på forskellige stykker papir, som samles til slut. Herefter kan man begynde at tynde ud i idéerne, så man undgår at få et meget bredt event med en masse planer i øst og vest.

Et projektstyringsværktøj kan hjælpe jer med at holde et godt overblik over, hvornår hvilke aktiviteter skal foregå. Hvornår skal Jørgen ringe til oplægsholder nummer 1 og forsøge at få vedkommende til at komme og holde oplægget, eksempelvis. Det er dog ikke kun i planlægningsfasen, at et program til at styre projektet er brugbart. Når arrangementet kører på selve dagen, så er det altid godt at have et program, man kan ty til. Deltagerne ønsker og forventer ofte også, at der ligger et program klar på en hjemmeside og eventuelt ved indgangen til konferencen. Print derfor en plan over dagens arrangement ud i en flot folder.

Du kan se et eksempel på et projektstyringsværktøj her.


Gode mødefaciliteter

Event planlægning og management i Dynamics 365

Live events og webinar er ofte en vigtig salgs- og marketingkanal, men de kan være meget komplekse at arrangere, udføre og følge op på. Funktionen til håndtering af events i Dynamics 365 hjælper dig med alle trin på vejen, fra den indledende planlægning og budgettering gennem markedsføring og offentliggørelse, deltagerregistrering, webinarudsendelse, endelig analyse, generering af ledere og evaluering af afkast.

Nøglebegivenhedsfunktioner omfatter:

  • Problemfri kontakt, registrering og deltagerstyringsfunktioner i et system.
  • Forretningsprocesser, der styrer brugerne gennem de væsentlige trin i arrangementplanlægning.
  • Session, sporing og højttaleradministration.
  • Gæstelogistik for registrering af hoteller, rumallokering og reservationer.
  • Sporing af sponsorer og deres sponsorater for hver begivenhed.
  • Oprettelse af webinarer med deltagermålinger (i samarbejde med branchens førende webinarudbyder ON24).
  • Gennemgang af hvert enkelt kontaktpersons deltagerhistorik, herunder begivenheder og personer, der deltog.
  • Voice of Customer survey integration.
  • En fuldt fungerende begivenhedsportal, du kan offentliggøre, der omfatter:
    • Selvbetjening for deltager registrering.
    • Vigtige oplysninger om alle udgivne begivenheder, herunder eventnavn, sted, eventplan og højttalere.
    • Alle oplysninger trækkes direkte fra Dynamics 365, med opdateringer, der automatisk afspejles på portalen.

Hvis du vil oprette, se og redigere dine begivenheder og alle begivenhedsrelaterede poster, skal du gå til arbejdsområdet for aktiviteter i Dynamics 365, hvor du kan oprette en ny begivenhed og arbejde ud fra denne – tilføj de fleste andre typer poster og oplysninger, som du skal planlægge, offentliggøre, samt analysere. Ligesom mange andre typer poster i Dynamics 365, indeholder hændelsesjournalen en tilpasselig forretningsproces, som guider dig gennem hvert trin i processen. Benyt også andre områder, der omfatter arrangementplanlægning, såsom logistik, sessioner, deltagere, sponsorer og meget mere.

Når din begivenhed, session, spor, højttaler og andre poster er på plads for det enkelte event, er du klar til at offentliggøre dete på begivenhedsportalen, hvor deltagere kan læse om arrangementet og registrere sig til deltagelse. Åbn en hændelsespost og skift status til “publiceret” for at offentliggøre den på selve portalen.